Une signature d’e-mail personnalisée peut être une belle opportunité de marquer les esprits. Elle peut tout à fait être considérée comme un élément à part entière de votre communication d’entreprise, car en utilisant votre identité visuelle de marque, vous renverrez une image plus qualitative et plus professionnelle.
Mais alors, comment se constituer une signature d’e-mail personnalisée et professionnelle ? Quel outil utiliser ? Et quelles informations faut il inclure ?
Répondons à ces questions dans cet article de blog.
Première méthode : réaliser une signature d’e-mail textuelle
La première solution, qui est peut-être la plus simple et la plus rapide, sera de constituer simplement votre signature d’e-mail depuis un logiciel de traitement de texte.
Pour rester en cohérence avec l’image de marque que vous renvoyez par le biais de l’ensemble de votre communication externe, je vous recommanderai d’utiliser les couleurs et les typographies utilisées dans votre charte graphique.
Cependant, avec cette solution, vous allez vous trouver limités dans les fonctionnalités et mise en page que vous pourrez créer.
Deuxième méthode : Utiliser l’outil proposé par Hubspot
Hubspot propose gratuitement un générateur de signature d’e-mail personnalisé, juste ici.
Ici, vous n’avez qu’à remplir les différentes «cases» qu’Hubspot vous propose : votre nom, nom d’entreprise, téléphone, adresse, site web, réseaux sociaux… Laissez vous guider et le tour est joué !
Ici aussi, pensez bien à personnaliser votre signature selon votre charte graphique : choisissez une typographie la plus ressemblante possible à celle que vous utilisez habituellement, et copiez/collez les codes héxadécimaux des couleurs de votre charte.
Vous avez plusieurs modèles de mise en page disponibles, et vous pouvez choisir de retirer la mention publicitaire d’Hubspot.
Ensuite, vous n’avez plus qu’à générer la signature & à l’installer sur votre boîte mail.
Troisième méthode : Utiliser d’autres outils comme Letsignit, Wisestamp, Dropbox sign
D’autres sites proposent également de générer pour vous des signatures d’e-mail personnalisées, professionnelles et originales.
Parmi eux, on retrouve notamment Letsignit, Wisestamp ou encore Dropbox sign. Certains proposent des fonctionnalités gratuites ou bien des essais gratuits, mais personnellement ma préférence revient à Hubspot pour sa facilité d’utilisation & sa gratuité !
Quels éléments inclure dans sa signature d’e-mail
Votre signature d’email n’est pas un élément à négliger, car elle peut s’avérer être un réel outil de communication !
Tout d’abord, cela a déjà été dit mais je le répète : une signature d’e-mail travaillée rendra une image beaucoup plus professionnelle de vous et de votre entreprise.
Les éléments indispensables à inclure dans votre signature seront évidemment votre nom, prénom, et le nom de votre entreprise. Si vous travaillez seuls dans votre entreprise, il n’est pas forcément nécessaire de préciser votre poste, mais si vous êtes plusieurs, le mentionner permettra à vos interlocuteurs de vous situer dans votre entreprise.
Vous avez plusieurs possibilités : afficher ou non une photo de vous (ce qui permettra de mettre un visage sur votre nom, de vous «humaniser»!), afficher ou non le logo de votre entreprise (ce qui renvoie, à nouveau, une image plus corporate et plus professionnelle).
Il est possible d’inclure les deux, mais il faut veiller à ne pas faire une signature d’e-mail qui serait plus longue que le corps de celui-ci !
C’est également libre à vous d’ajouter les coordonnées qui peuvent être utiles à vos interlocuteurs, et que vous acceptez de partager : votre numéro de téléphone (personnel ou professionnel), l’adresse de votre entreprise, votre site web, les liens vers vos réseaux sociaux…
Enfin, sur Hubspot notamment, il est possible d’ajouter des bandeaux ou des boutons. Ces éléments peuvent être utilisés pour ajouter un «Call To Action», pour rediriger vers une page web, ou, comme je l’ai fais, pour faciliter la prise de rendez-vous via Calendly !
J’espère qu’avec cet article de blog, vous serez en mesure de vous créer une signature d’e-mail sur-mesure & ultra professionnelle !
Si cet article vous a aidé, n’hésitez pas à m’envoyer votre signature d’e-mail sur les réseaux sociaux ou à l’adresse agenceilargia@gmail.com pour me la montrer, cela me fera très plaisir !
À très vite pour un nouvel article,
Amélie 🌷